Mẫu hợp đồng vận hành homestay: Nội dung, quyền lợi và điều khoản cần có

Mẫu hợp đồng vận hành homestay: Nội dung, quyền lợi và điều khoản cần có

Bài viết giúp chủ nhà xây dựng hợp đồng vận hành homestay rõ ràng về phạm vi dịch vụ, doanh thu, chi phí, tài sản và trách nhiệm của từng bên. Để trao đổi phương án phù hợp với mô hình thực tế, anh/chị có thể liên hệ Hotline 0826491495.

Mẫu hợp đồng vận hành homestay nên xác định rõ tài sản được bàn giao, phạm vi ủy quyền, cơ chế định giá, cách thu và đối soát doanh thu, phí quản lý, quyền kiểm tra của chủ nhà, trách nhiệm bồi thường, thời hạn hợp tác và quy trình chấm dứt. Không nên chỉ dùng một thỏa thuận ngắn ghi tỷ lệ chia tiền vì phần lớn tranh chấp phát sinh từ những công việc, chi phí hoặc quyền quyết định chưa được mô tả cụ thể.

Mẫu hợp đồng vận hành homestay dùng để làm gì?

Hợp đồng vận hành là căn cứ ghi nhận việc chủ nhà thuê một cá nhân hoặc tổ chức thực hiện một phần hay toàn bộ công việc kinh doanh lưu trú. Công việc có thể bao gồm chuẩn bị sản phẩm, xây dựng nội dung bán phòng, quản lý lịch, chăm sóc khách, tổ chức nhận trả phòng, vệ sinh, bảo trì và báo cáo doanh thu.

Văn bản này không chỉ quy định mức phí dịch vụ. Một hợp đồng đầy đủ còn phải trả lời ai được quyền quyết định giá, ai giữ tiền của khách, khoản nào được khấu trừ, trường hợp nào cần chủ nhà phê duyệt và cách xử lý khi tài sản hư hỏng hoặc có khiếu nại.

Tên gọi của hợp đồng có thể khác nhau như hợp đồng dịch vụ, hợp đồng quản lý vận hành, hợp đồng hợp tác khai thác hoặc hợp đồng ký gửi homestay. Tên gọi không quan trọng bằng bản chất giao dịch, phạm vi công việc và quyền nghĩa vụ được thể hiện trong từng điều khoản.

Phân biệt vận hành, cho thuê cố định và hợp tác doanh thu

Nếu bên nhận nhà trả một khoản tiền thuê cố định và tự chịu kết quả kinh doanh, giao dịch có đặc điểm gần với thuê tài sản. Nếu đơn vị chỉ cung cấp nhân sự và quy trình, còn doanh thu thuộc chủ nhà, quan hệ thường thiên về hợp đồng dịch vụ. Nếu hai bên cùng đầu tư, cùng quyết định và chia lợi nhuận hoặc rủi ro, cần mô tả rõ cơ chế hợp tác thay vì gọi chung là ký gửi.

Việc xác định đúng mô hình ảnh hưởng trực tiếp đến quyền kiểm soát tài sản, nghĩa vụ thanh toán, thuế, hóa đơn, rủi ro doanh thu và điều kiện chấm dứt. Chủ nhà nên chốt bản chất hợp tác trước khi lựa chọn biểu mẫu.

Thông tin các bên và căn cứ khai thác tài sản

Phần đầu hợp đồng cần ghi đầy đủ họ tên hoặc tên pháp nhân, giấy tờ định danh, mã số thuế, địa chỉ, thông tin liên hệ và người đại diện ký. Nếu người ký không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật, cần kiểm tra giấy ủy quyền và phạm vi được ký kết.

Thông tin homestay phải đủ để xác định chính xác tài sản: địa chỉ, số tầng, diện tích sử dụng, số phòng, khu vực chung, bếp, sân, hồ bơi, chỗ đậu xe và phần diện tích không bàn giao. Với nhà nằm trong dự án hoặc khu dân cư có ban quản lý, hợp đồng nên ghi thêm những quy định nội khu mà đơn vị vận hành phải tuân thủ.

Chủ nhà cần xác nhận mình có quyền hợp pháp để đưa tài sản vào khai thác. Nếu tài sản có đồng sở hữu, đang thế chấp, được thuê lại hoặc chịu hạn chế bởi một thỏa thuận khác, các bên nên làm rõ sự đồng ý cần thiết trước khi vận hành.

Hồ sơ nên kiểm tra trước ngày bàn giao

• Giấy tờ xác định quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc quyền khai thác hợp pháp.
• Thông tin đăng ký kinh doanh và hồ sơ của chủ thể trực tiếp cung cấp dịch vụ lưu trú.
• Hồ sơ liên quan đến an ninh, phòng cháy, môi trường và an toàn thực phẩm nếu có cung cấp ăn uống.
• Nội quy khu dân cư, quy chế của ban quản lý và giới hạn sử dụng tiện ích chung.
• Hợp đồng điện, nước, mạng, truyền hình, bảo hiểm và các dịch vụ đang hoạt động.
• Thông tin thuế, hóa đơn và tài khoản nhận doanh thu do hai bên thống nhất.

Phạm vi công việc của đơn vị vận hành

Phạm vi dịch vụ nên được lập thành danh sách chi tiết thay vì dùng câu “quản lý toàn bộ homestay”. Một đơn vị có thể phụ trách bán phòng nhưng không trực tiếp vệ sinh; có thể chăm sóc khách nhưng không được tự duyệt sửa chữa; hoặc được điều chỉnh giá trong một biên độ nhất định nhưng không được thay đổi giá sàn.

Chuẩn bị sản phẩm và mở bán

Hợp đồng cần nêu bên nào thực hiện khảo sát tài sản, đề xuất tiêu chuẩn phòng, sắp đặt nội thất, chụp ảnh, viết nội dung và tạo kênh bán. Nếu có chi phí khởi tạo, cần ghi rõ dự toán, quyền phê duyệt, quyền sở hữu hình ảnh và cách xử lý các tài khoản sau khi chấm dứt hợp tác.

Quản lý giá, lịch và đặt phòng

Đơn vị vận hành có thể được giao cập nhật lịch trống, trả lời yêu cầu, xác nhận đặt phòng, triển khai khuyến mại và điều chỉnh giá theo mùa. Hợp đồng nên quy định giá sàn, mức giảm tối đa, thẩm quyền áp dụng ưu đãi và những giai đoạn chủ nhà muốn khóa lịch để sử dụng riêng.

Nếu phòng được bán qua nhiều kênh, cần xác định ai chịu trách nhiệm đồng bộ tồn, xử lý đặt trùng và thông báo khi phải chuyển khách. Chi phí phát sinh do lỗi thao tác của bên nào nên được bên đó chịu, trừ trường hợp hệ thống gặp sự cố ngoài khả năng kiểm soát và đã được xử lý đúng quy trình.

Đón khách và chăm sóc trong thời gian lưu trú

Nội dung dịch vụ có thể bao gồm gửi hướng dẫn đường đi, xác nhận giờ đến, khai báo lưu trú, bàn giao khóa, thu tiền cọc, giới thiệu nội quy và hỗ trợ sự cố. Các bên nên thống nhất thời gian phản hồi, đầu mối trực và tình huống nào phải báo ngay cho chủ nhà.

Vệ sinh, giặt là và kiểm tra sau trả phòng

Hợp đồng cần xác định tiêu chuẩn vệ sinh, danh sách công việc, thời điểm nghiệm thu và giá của từng lượt dọn. Cũng cần phân biệt chi phí vệ sinh thông thường với xử lý vết bẩn nặng, khử mùi, giặt rèm, vệ sinh máy lạnh hoặc làm sạch sau sự kiện.

Sau mỗi lượt khách, đơn vị vận hành nên kiểm tra khóa cửa, thiết bị, đồ vải, minibar, đồ bếp và các dấu hiệu hư hỏng. Thời hạn báo cáo rất quan trọng vì việc phát hiện muộn có thể làm mất khả năng xác định khách gây ra thiệt hại.

Biên bản bàn giao và danh mục tài sản

Biên bản bàn giao là phụ lục thiết yếu của hợp đồng. Tài liệu này nên ghi số lượng, nhãn hiệu, mã thiết bị, tình trạng, hình ảnh và giá trị tham chiếu của từng nhóm tài sản. Với vật dụng nhỏ như khăn, ga, chén đĩa hoặc đồ trang trí, có thể kiểm kê theo bộ để thuận tiện đối soát.

Hai bên nên chụp ảnh hoặc quay video tại ngày bàn giao, tập trung vào vết xước, nứt, ẩm, thiết bị cũ và các chi tiết dễ tranh cãi. Dữ liệu được lưu trong thư mục dùng chung, đặt tên theo phòng và ngày kiểm tra để có thể truy xuất khi cần.

Cần tách tài sản phục vụ khách khỏi đồ dùng riêng của chủ nhà. Khu vực không bàn giao phải được khóa, niêm phong hoặc mô tả rõ. Đơn vị vận hành không nên chịu trách nhiệm đối với tài sản không có trong danh mục hoặc đã được chủ nhà mang đi mà không cập nhật biên bản.

Định mức tiêu hao và hao mòn tự nhiên

Không phải mọi xuống cấp đều là lỗi vận hành. Ga khăn bạc màu, sơn cũ, pin điều khiển hết hoặc thiết bị giảm hiệu suất có thể là hao mòn trong quá trình sử dụng. Hợp đồng nên phân biệt hao mòn tự nhiên, hư hỏng do khách, lỗi kỹ thuật và thiệt hại do nhân sự vận hành.

Với đồ vải và vật tư tiêu hao, nên thống nhất định mức tồn kho tối thiểu, chu kỳ thay mới và người chịu chi phí. Điều này giúp đơn vị vận hành duy trì chất lượng mà không phải xin duyệt từng món nhỏ, đồng thời giúp chủ nhà kiểm soát mức tiêu hao.

Điều khoản ký gửi cần quy định những gì?

Điều khoản ký gửi phải diễn giải được chủ nhà giao tài sản để làm gì, trong thời hạn nào và đơn vị nhận vận hành được phép thực hiện những hành vi nào. Không nên sử dụng từ “toàn quyền” nếu chưa liệt kê giới hạn, bởi cách diễn đạt quá rộng có thể dẫn đến bất đồng về giá, khách hàng, sửa chữa hoặc sử dụng hình ảnh.

Phạm vi ủy quyền

• Đăng thông tin và hình ảnh homestay trên các kênh bán đã được thống nhất.
• Nhận yêu cầu, xác nhận đặt phòng và giao tiếp với khách trong phạm vi chính sách.
• Thu tiền, hoàn tiền hoặc thu tiền cọc theo đúng cơ chế được giao.
• Ký hợp đồng với nhà cung cấp vệ sinh, giặt là hoặc bảo trì khi được cho phép.
• Chi các khoản vận hành trong hạn mức mà không phải xin duyệt riêng từng lần.
• Đại diện giải quyết khiếu nại nhưng không được tự thừa nhận nghĩa vụ vượt quá thẩm quyền.

Tính độc quyền hoặc không độc quyền

Nếu hợp tác độc quyền, chủ nhà cần biết mình có được tự nhận khách quen, sử dụng nhà hoặc hợp tác với bên khác hay không. Nếu không độc quyền, hợp đồng cần quy định cách đồng bộ lịch và trách nhiệm khi một bên không cập nhật đặt phòng kịp thời.

Điều khoản độc quyền nên có thời hạn hợp lý, điều kiện đánh giá hiệu quả và quyền chấm dứt nếu đơn vị không đạt tiêu chuẩn dịch vụ. Không nên gắn độc quyền dài hạn với một cam kết doanh thu chung chung mà thiếu phương pháp đo lường.

Ngày chủ nhà sử dụng tài sản

Quyền sử dụng riêng của chủ nhà cần được ghi thành quy trình: thời gian báo trước, số ngày tối đa, cách khóa lịch và cách xử lý đặt phòng đã xác nhận. Nếu chủ nhà hủy một đặt phòng để lấy lại căn, hợp đồng nên xác định người chịu chi phí hoàn tiền, chuyển khách hoặc khoản phạt liên quan.

Doanh thu, phí quản lý và nguyên tắc đối soát

Điều khoản tài chính cần bắt đầu bằng định nghĩa doanh thu. Doanh thu đặt phòng có thể khác với số tiền thực nhận sau khi trừ giảm giá, phí kênh bán, phí thanh toán, tiền hoàn khách hoặc thuế. Nếu không định nghĩa rõ, cùng một giao dịch có thể tạo ra nhiều cách tính phí quản lý.

Các cách tính phí phổ biến

Nếu tính phí theo doanh thu, cần nêu tỷ lệ, cơ sở tính, thuế trên phí dịch vụ và thời điểm xuất chứng từ. Nếu chia lợi nhuận, danh mục chi phí phải đủ chi tiết để tránh tình trạng doanh thu cao nhưng phần còn lại của chủ nhà thấp vì phát sinh quá nhiều khoản khấu trừ.

Báo cáo và kỳ thanh toán

Báo cáo nên thể hiện từng đặt phòng, ngày ở, số đêm, giá bán, giảm giá, phí kênh, phí thanh toán, tiền hoàn, phụ thu, doanh thu dịch vụ và số tiền chủ nhà được nhận. Những khoản thu hộ như tiền cọc hoàn lại không nên bị tính nhầm thành doanh thu.

Hợp đồng cần ghi ngày chốt số liệu, thời gian chủ nhà phản hồi, ngày thanh toán và cách điều chỉnh sai lệch. Nếu một kênh bán chuyển tiền chậm hơn kỳ đối soát, nên ghi nhận ở kỳ nhận tiền thực tế hoặc theo phương pháp khác được hai bên thống nhất nhất quán.

Chủ nhà cần có quyền yêu cầu tài liệu hỗ trợ cho một giao dịch cụ thể trong phạm vi hợp lý. Đồng thời, đơn vị vận hành cần được bảo vệ thông tin nội bộ, dữ liệu khách và bí mật kinh doanh không liên quan trực tiếp đến tài sản.

Quyền chủ nhà cần được bảo vệ trong hợp đồng

Quyền chủ nhà không đồng nghĩa với việc can thiệp vào mọi thao tác hằng ngày. Cách thiết kế hợp lý là chủ nhà giữ quyền quyết định đối với tài sản và các vấn đề quan trọng, còn đơn vị vận hành có đủ thẩm quyền để xử lý hoạt động thường xuyên trong giới hạn đã thống nhất.

• Quyền sở hữu tài sản: Việc bàn giao để vận hành không làm chuyển quyền sở hữu cho đơn vị quản lý.
• Quyền kiểm tra: Chủ nhà được kiểm tra định kỳ khi báo trước và không làm ảnh hưởng khách đang lưu trú.
• Quyền phê duyệt: Các sửa chữa, mua sắm hoặc giảm giá vượt hạn mức phải được chấp thuận.
• Quyền nhận báo cáo: Chủ nhà được tiếp cận báo cáo doanh thu, chi phí và tình trạng tài sản đúng kỳ.
• Quyền sử dụng riêng: Chủ nhà được khóa lịch theo điều kiện và thời hạn báo trước đã thỏa thuận.
• Quyền bảo mật: Giấy tờ tài sản, thông tin cá nhân và dữ liệu tài chính phải được bảo vệ.
• Quyền chấm dứt: Chủ nhà được kết thúc hợp tác khi có vi phạm nghiêm trọng hoặc hết thời hạn báo trước.

Cơ chế phê duyệt chi phí

Có thể chia chi phí thành ba mức. Khoản nhỏ phục vụ vận hành thường xuyên được tự động thực hiện trong ngân sách; khoản trung bình cần báo giá và xác nhận điện tử; khoản lớn cần văn bản phê duyệt hoặc phụ lục riêng. Trường hợp khẩn cấp liên quan đến an toàn, rò rỉ nước hoặc chập điện có thể cho phép xử lý ngay nhưng phải báo cáo kèm chứng từ.

Trách nhiệm của chủ nhà

Chủ nhà có trách nhiệm bàn giao tài sản đúng mô tả, bảo đảm thiết bị thiết yếu hoạt động và cung cấp thông tin trung thực về tình trạng pháp lý, kỹ thuật. Nếu cơ sở chưa đáp ứng điều kiện cần thiết để mở bán, hai bên nên thống nhất kế hoạch hoàn thiện thay vì đưa khách vào lưu trú ngay.

Chủ nhà cũng cần cấp ngân sách đúng hạn, không tự ý thay đổi lịch đã xác nhận và phối hợp khi có sự cố vượt thẩm quyền của đơn vị vận hành. Nếu chủ nhà chậm phê duyệt sửa chữa quan trọng, hợp đồng nên quy định quyền tạm khóa bán để bảo vệ khách và tài sản.

Các khoản chi thuộc sở hữu dài hạn như thay máy lạnh, sửa mái, chống thấm hoặc cải tạo kết cấu thường do chủ nhà chịu, trừ khi hư hỏng xuất phát từ lỗi của đơn vị vận hành. Những khoản phục vụ từng lượt khách như vệ sinh, đồ dùng tiêu hao hoặc giặt là có thể được đưa vào chi phí hoạt động.

Bảo trì, hư hỏng và trách nhiệm bồi thường

Hợp đồng nên xây dựng quy trình từ lúc phát hiện đến lúc kết thúc sự cố. Nhân sự vận hành ghi nhận hiện trạng, chụp ảnh, bảo vệ tài sản khỏi thiệt hại tiếp theo, báo cho chủ nhà, lấy báo giá và tổ chức sửa chữa sau khi được phê duyệt.

Nếu khách làm hỏng tài sản, cần xác định đơn vị nào làm việc với khách, sử dụng tiền cọc và theo dõi yêu cầu bồi thường. Đơn vị vận hành không nên mặc nhiên phải trả toàn bộ thiệt hại do khách gây ra nếu đã thực hiện đúng quy trình sàng lọc, bàn giao và thu hồi chi phí.

Nếu thiệt hại do nhân viên hoặc nhà thầu của đơn vị vận hành, hợp đồng cần ghi nguyên tắc xác minh và giới hạn trách nhiệm phù hợp. Trường hợp bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn ngoài lỗi của các bên hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền cần có cơ chế thông báo, giảm thiểu tổn thất và tạm ngừng nghĩa vụ.

Bảo hiểm và an toàn

Hai bên nên kiểm tra phạm vi bảo hiểm tài sản, trách nhiệm với khách và các trường hợp loại trừ khi kinh doanh lưu trú. Không nên giả định hợp đồng bảo hiểm nhà ở thông thường tự động bao phủ hoạt động cho thuê ngắn ngày.

Tiêu chuẩn dịch vụ và chỉ số đánh giá

Một hợp đồng tốt không chỉ giao việc mà còn mô tả chất lượng cần đạt. Các tiêu chuẩn có thể gồm thời gian phản hồi khách, tỷ lệ hoàn thành vệ sinh đúng giờ, chu kỳ kiểm tra tài sản, thời gian xử lý sự cố và thời hạn gửi báo cáo.

Chỉ số doanh thu cần được sử dụng thận trọng vì kết quả còn chịu ảnh hưởng của vị trí, chất lượng tài sản, mùa vụ, ngân sách và giới hạn giá do chủ nhà đặt ra. Cam kết doanh thu chỉ có ý nghĩa khi đi kèm giả định, thời gian đo và trách nhiệm tương ứng của mỗi bên.

Chất lượng phòng và trải nghiệm khách

Tiêu chuẩn phòng nên mô tả mức sạch, cách bố trí ga khăn, số lượng vật dụng và tình trạng thiết bị trước khi khách đến. Danh sách kiểm tra giúp duy trì tính nhất quán giữa các ca nhân sự và tạo căn cứ xác định lỗi khi phát sinh phản ánh.

Đồ dùng chào đón khách cần có định mức và ngân sách. Những món bổ sung ngoài gói, quà cho khách đặc biệt hoặc chi phí xử lý khiếu nại cần được ghi nhận để chủ nhà hiểu mục đích và không nhầm với thất thoát vật tư.

Dữ liệu, tài khoản bán phòng và hình ảnh

Hợp đồng cần xác định tài khoản nào thuộc chủ nhà, tài khoản nào thuộc hệ thống chung của đơn vị vận hành và tài sản số nào phải bàn giao khi kết thúc. Không nên chờ đến ngày thanh lý mới thảo luận quyền truy cập lịch đặt, hình ảnh, nội dung mô tả hoặc lịch sử giao dịch.

Dữ liệu khách cần được sử dụng đúng mục đích phục vụ đặt phòng và chăm sóc trong phạm vi được phép. Hai bên không nên tự ý sao chép, chuyển giao hoặc tiếp thị cho khách bằng cách trái với thỏa thuận và quy định bảo vệ dữ liệu áp dụng tại thời điểm thực hiện.

Đối với hình ảnh do đơn vị vận hành đầu tư, cần ghi rõ quyền sử dụng trong thời hạn hợp đồng và sau khi chấm dứt. Nếu chủ nhà thanh toán toàn bộ chi phí chụp, có thể thỏa thuận việc bàn giao tệp gốc hoặc quyền tiếp tục sử dụng.

Thời hạn, gia hạn và chấm dứt hợp đồng

Thời hạn nên đủ để đơn vị vận hành triển khai sản phẩm và đo lường hiệu quả, nhưng vẫn có mốc đánh giá định kỳ. Hợp đồng có thể tự động gia hạn nếu không bên nào thông báo chấm dứt, song thời hạn báo trước phải được ghi bằng số ngày cụ thể.

Các vi phạm nghiêm trọng có thể dẫn đến chấm dứt sớm gồm chiếm dụng doanh thu, sử dụng tài sản sai mục đích, không duy trì điều kiện an toàn, cung cấp số liệu sai, tiết lộ thông tin mật hoặc không khắc phục vi phạm trong thời hạn được yêu cầu.

Xử lý đặt phòng đã phát sinh khi chấm dứt

Đây là điều khoản thường bị bỏ quên. Hợp đồng cần quyết định đơn vị cũ tiếp tục phục vụ các đặt phòng đã xác nhận hay bàn giao cho chủ nhà hoặc đơn vị mới. Tiền khách đã trả, tiền cọc, chi phí kênh bán và trách nhiệm hỗ trợ phải được đối soát theo từng mã đặt phòng.

Ngày bàn giao cuối nên có biên bản kiểm kê, chốt công nợ, chuyển khóa, thu hồi quyền truy cập và ghi nhận những sửa chữa đang chờ xử lý. Nếu còn khoản tiền chưa được kênh bán chuyển về, cần lập bảng theo dõi và thời hạn thanh toán sau thanh lý.

Khung mẫu hợp đồng vận hành homestay tham khảo

Khung dưới đây giúp hai bên xác định những điều khoản chính trước khi hoàn thiện văn bản. Nội dung cụ thể cần được điền bằng dữ liệu thực tế, không nên giữ những câu chung chung hoặc điều khoản không phù hợp với mô hình đang triển khai.

1. Điều 1 – Thông tin và đối tượng hợp đồng: Ghi thông tin các bên, địa chỉ tài sản, phạm vi diện tích và mục đích bàn giao.
2. Điều 2 – Thời hạn: Ghi ngày bắt đầu, ngày kết thúc, giai đoạn chuẩn bị, thời gian mở bán và cơ chế gia hạn.
3. Điều 3 – Phạm vi dịch vụ: Liệt kê công việc bán phòng, chăm sóc khách, nhận trả phòng, vệ sinh, bảo trì và báo cáo.
4. Điều 4 – Phạm vi ủy quyền: Quy định hành vi được phép, hạn mức, trường hợp cần xin ý kiến và điều cấm.
5. Điều 5 – Giá bán và khuyến mại: Ghi giá sàn, quyền điều chỉnh, mức giảm tối đa và ngày chủ nhà sử dụng.
6. Điều 6 – Doanh thu và phí: Định nghĩa doanh thu, phí quản lý, các khoản giảm trừ, kỳ đối soát và thanh toán.
7. Điều 7 – Chi phí: Phân loại chi phí thường xuyên, sửa chữa, mua sắm, hạn mức phê duyệt và chứng từ.
8. Điều 8 – Tài sản bàn giao: Dẫn chiếu danh mục, tiêu chuẩn kiểm kê, hao mòn và trách nhiệm bồi thường.
9. Điều 9 – Quyền và nghĩa vụ: Ghi riêng quyền, nghĩa vụ của chủ nhà và đơn vị vận hành.
10. Điều 10 – Dữ liệu và bảo mật: Xác định quyền truy cập, sử dụng thông tin khách, tài khoản và hình ảnh.
11. Điều 11 – Vi phạm và bồi thường: Nêu cách xác minh lỗi, thời hạn khắc phục, phạt vi phạm nếu có và bồi thường thực tế.
12. Điều 12 – Chấm dứt và bàn giao lại: Quy định thông báo, xử lý đặt phòng tương lai, công nợ, tài sản và tài khoản.
13. Điều 13 – Giải quyết bất đồng: Ưu tiên thương lượng, sau đó thực hiện theo phương thức và cơ quan có thẩm quyền được thỏa thuận hợp lệ.
14. Điều 14 – Hiệu lực: Ghi số bản, phụ lục, phương thức thông báo và xác nhận các bên đã đọc, hiểu nội dung.

Các phụ lục nên đi kèm

• Biên bản bàn giao hiện trạng và chìa khóa.
• Danh mục nội thất, thiết bị, đồ vải và vật dụng tiêu hao.
• Bảng phí dịch vụ và danh sách khoản chi được khấu trừ.
• Quy trình duyệt sửa chữa, mua sắm và chi phí khẩn cấp.
• Tiêu chuẩn vệ sinh, kiểm tra phòng và xử lý đồ thất lạc.
• Nội quy lưu trú, quy định về khách ngoài, tiếng ồn, vật nuôi và sự kiện.
• Mẫu báo cáo doanh thu, chi phí và tình trạng tài sản.
• Danh sách tài khoản, quyền truy cập và đầu mối liên hệ.

Checklist kiểm tra trước khi ký

Trước khi ký, chủ nhà nên đọc hợp đồng theo từng tình huống thực tế thay vì chỉ rà soát câu chữ. Hãy giả định tháng đầu không có khách, có một đặt phòng bị hủy, máy lạnh hỏng giữa đêm, khách làm vỡ thiết bị hoặc chủ nhà muốn lấy lại căn vào dịp cao điểm. Nếu hợp đồng chưa cho biết cách xử lý, điều khoản tương ứng cần được bổ sung.

1. Xác định chính xác bên nào là chủ thể cung cấp dịch vụ lưu trú và thực hiện nghĩa vụ liên quan.
2. Kiểm tra quyền sở hữu, quyền khai thác và sự đồng ý của đồng sở hữu nếu có.
3. Chốt rõ mô hình: thuê cố định, dịch vụ vận hành, chia doanh thu hay hợp tác lợi nhuận.
4. Lập danh mục công việc thuộc phí quản lý và dịch vụ phải trả thêm.
5. Định nghĩa doanh thu, chi phí hợp lệ và thời điểm ghi nhận.
6. Quy định hạn mức chi và hình thức phê duyệt có thể lưu lại.
7. Hoàn thành kiểm kê, hình ảnh hiện trạng và số lượng chìa khóa.
8. Ghi rõ quyền khóa lịch, sử dụng riêng và quy trình báo trước.
9. Xác định trách nhiệm khi đặt trùng, hủy phòng hoặc hoàn tiền.
10. Thống nhất quyền sở hữu tài khoản, nội dung, hình ảnh và dữ liệu.
11. Quy định điều kiện chấm dứt, bàn giao lại và xử lý đặt phòng tương lai.
12. Kiểm tra các điều kiện kinh doanh, an toàn, thuế và quy định tại địa phương.

Những lỗi thường gặp khi dùng mẫu hợp đồng có sẵn

Chỉ thay tên và tỷ lệ phí

Mỗi homestay có quy mô, tiện ích, hình thức sở hữu và cách bán khác nhau. Việc chỉ thay tên hai bên và tỷ lệ hoa hồng có thể bỏ sót những vấn đề quan trọng như hồ bơi, bếp, nhân sự tại chỗ, khu vực chung hoặc quy định của ban quản lý.

Không phân biệt doanh thu và tiền thực nhận

Giá khách thanh toán có thể chưa phải tiền chủ nhà nhận được. Nếu phí quản lý tính trên giá niêm yết nhưng chủ nhà hiểu là tính trên tiền sau giảm trừ, bất đồng sẽ xuất hiện ngay trong kỳ đầu. Công thức nên được minh họa bằng một giao dịch mẫu trong phụ lục.

Không quy định trách nhiệm khi thiết bị cũ

Thiết bị đã cũ có thể hỏng dù được sử dụng đúng cách. Nếu không ghi nhận hiện trạng và tuổi thiết bị, chủ nhà có thể cho rằng lỗi thuộc vận hành, còn đơn vị quản lý cho rằng đó là hao mòn. Biên bản bàn giao có ảnh giúp giảm đáng kể tranh luận này.

Trao quyền quá rộng nhưng thiếu cơ chế báo cáo

Ủy quyền rộng có thể giúp xử lý nhanh, nhưng phải đi kèm ngân sách, giới hạn và báo cáo. Ngược lại, nếu mọi khoản nhỏ đều cần chủ nhà duyệt, hoạt động có thể bị đình trệ và ảnh hưởng trải nghiệm khách.

Không có kế hoạch bàn giao sau chấm dứt

Một điều khoản chỉ ghi “hai bên thanh lý hợp đồng” chưa đủ. Cần quy định rõ ngày khóa bán, người phục vụ khách đã đặt, cách chuyển doanh thu, kiểm kê tài sản, bàn giao dữ liệu và thời hạn thu hồi tài khoản.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu hợp đồng vận hành homestay có thể dùng nguyên bản không?

Không nên dùng nguyên bản mà chưa điều chỉnh. Biểu mẫu chỉ cung cấp bộ khung; các bên phải điền đúng thông tin tài sản, phạm vi dịch vụ, cơ chế tài chính, điều kiện tại địa phương và thỏa thuận thực tế.

Hợp đồng dịch vụ có cần công chứng không?

Việc có cần công chứng hay không phụ thuộc bản chất giao dịch, tài sản và quy định áp dụng. Hai bên nên kiểm tra riêng nếu hợp đồng có nội dung liên quan đến quyền sử dụng tài sản, ủy quyền đặc biệt hoặc giao dịch phải tuân thủ hình thức bắt buộc.

Phí quản lý nên tính trên doanh thu nào?

Phí có thể tính trên doanh thu gộp hoặc doanh thu sau một số khoản giảm trừ, miễn công thức được ghi rõ. Hợp đồng nên liệt kê giảm giá, phí kênh, phí thanh toán, tiền hoàn và thuế có được trừ trước khi tính phí hay không.

Chủ nhà có được kiểm tra homestay trong thời gian hợp tác không?

Chủ nhà nên có quyền kiểm tra tài sản theo lịch báo trước. Việc kiểm tra cần tôn trọng quyền riêng tư của khách, không làm gián đoạn hoạt động và có biên bản nếu phát hiện vấn đề.

Ai chịu chi phí khi khách làm hỏng đồ?

Trách nhiệm phụ thuộc nguyên nhân, tiền cọc và quy trình xử lý được thỏa thuận. Đơn vị vận hành thường có trách nhiệm ghi nhận và yêu cầu khách bồi thường; phần không thu hồi được cần xử lý theo điều khoản phân bổ rủi ro.

Điều khoản ký gửi độc quyền có bắt buộc không?

Độc quyền không phải lựa chọn bắt buộc. Hai bên có thể hợp tác không độc quyền, nhưng phải có cơ chế đồng bộ lịch, xác định nguồn đặt phòng và phân định trách nhiệm khi xảy ra đặt trùng.

Chủ nhà muốn lấy lại căn để sử dụng thì xử lý thế nào?

Chủ nhà có thể khóa lịch theo số ngày báo trước và giới hạn đã ghi trong hợp đồng. Các đặt phòng đã xác nhận cần được tôn trọng hoặc phải có phương án chuyển khách, hoàn tiền và chịu chi phí rõ ràng.

Có nên cam kết doanh thu tối thiểu không?

Chỉ nên cam kết khi có dữ liệu, điều kiện và phương pháp đo cụ thể. Cần ghi rõ mùa vụ, thời gian mở bán, giá sàn, ngân sách, số ngày chủ nhà khóa lịch và trường hợp được loại trừ.

Khi chấm dứt, tài khoản bán phòng thuộc về ai?

Quyền sở hữu phụ thuộc tài khoản được tạo cho riêng homestay hay thuộc hệ thống chung của đơn vị vận hành. Hợp đồng cần quy định ngay từ đầu dữ liệu nào được bàn giao, dữ liệu nào được xuất và thời hạn thu hồi quyền truy cập.

Kết luận

Mẫu hợp đồng vận hành homestay hiệu quả phải biến những kỳ vọng chung thành quy trình, giới hạn và số liệu có thể kiểm tra. Chủ nhà cần đặc biệt chú ý đến phạm vi ủy quyền, điều khoản ký gửi, định nghĩa doanh thu, phí quản lý, quyền phê duyệt chi phí, kiểm kê tài sản và cơ chế bàn giao khi chấm dứt.

Một văn bản rõ ràng không bảo đảm mọi tình huống đều không phát sinh, nhưng giúp hai bên biết phải làm gì, ai quyết định và ai chịu trách nhiệm. Trước khi ký, hợp đồng nên được rà soát theo tình trạng pháp lý của tài sản, mô hình kinh doanh, quy định tại địa phương và nhu cầu vận hành thực tế.